通過召開選舉大會選出合適的代表，是蘇區(qū)群眾民主政治生活中的一件大事。而做好選舉大會記錄工作不僅能夠促進(jìn)蘇維埃選舉工作規(guī)范化，還能為查詢核對會議內(nèi)容、準(zhǔn)確執(zhí)行大會決議等提供一手文件參考。因此，蘇維埃臨時中央政府高度重視選舉大會記錄工作，從建立大會記錄管理機構(gòu)、依法規(guī)范大會記錄工作流程、統(tǒng)一大會記錄格式等方面做好這項工作。
建立大會記錄管理機構(gòu)。我們黨高度重視文書檔案的記錄、管理、保存等工作。在黨組織早期重要會議中，毛澤東、瞿秋白等都承擔(dān)過大會記錄工作。大革命之后，秘書制度逐漸完善，各級中共黨組織召開的工作會議、早期基層蘇維埃召開的代表大會和各委員會會議、各級群團(tuán)組織召開的工作會議，都會提前安排秘書人員做好大會記錄工作，并用專門的文件箱保管這些文件。
1931年11月，中華蘇維埃共和國成立后，臨時中央政府要求開展新一輪的蘇維埃選舉運動。選舉大會的記錄工作看似只是蘇維埃選舉運動中的一個小環(huán)節(jié)，但能否做好這項工作卻關(guān)系到選舉大會流程是否合規(guī)等大問題。因此，蘇維埃中央政府在積極汲取之前黨政群團(tuán)做好會議記錄工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，重新明確了這項工作的管理機構(gòu)。其中，1931年11月中央執(zhí)行委員會頒布的《地方蘇維埃政府的暫行組織條例》就規(guī)定各項文書、印刷等秘書事務(wù)統(tǒng)一交由各級蘇維埃的總務(wù)處（部、廳）負(fù)責(zé)。根據(jù)這一規(guī)定，蘇維埃選舉大會的記錄工作由各級蘇維埃執(zhí)行委員會統(tǒng)籌，其下屬的總務(wù)部門是這項工作的具體管理部門。這一機構(gòu)設(shè)置讓只在選舉期間開展的選舉大會記錄工作有了常態(tài)化的管理機構(gòu)，為這項工作的規(guī)范化開展提供了有力的組織保障。
依法規(guī)范大會記錄工作流程。中華蘇維埃共和國成立后，臨時中央政府在1931年和1933年分別頒布了一系列選舉法律文件。這些法律文件對蘇維埃選舉大會記錄工作的記錄人、歸檔等做了明確規(guī)定，確保了蘇維埃選舉大會記錄工作的各個流程環(huán)節(jié)有法可依。
首先，依法明確選舉大會的記錄人。選舉大會的記錄工作政治性、專業(yè)性都很強，需要一位得到選民公認(rèn)且有足夠?qū)I(yè)水平的工作人員擔(dān)任。為了解決這個問題，1931年11月中央執(zhí)行委員會頒布《中華蘇維埃共和國的選舉細(xì)則》（以下簡稱《細(xì)則》），規(guī)定選舉大會記錄工作由選舉大會推選的書記擔(dān)任，“選舉大會的主席團(tuán)由三人組成之，兩人由選舉大會推選，其余一人則為選舉委員會的主席或全權(quán)代表，并另選書記一人，以擔(dān)任選舉時的記錄”。這一安排在1932—1933年上半年的蘇區(qū)選舉運動中得到執(zhí)行。但為了提高效率，1933年8月中央執(zhí)行委員會頒布了《蘇維埃暫行選舉法》，對選舉大會記錄人產(chǎn)生辦法做了略微修改，將原來的推選機構(gòu)調(diào)整為選舉委員會。
其次，依法明確選舉大會記錄工作的確認(rèn)手續(xù)。蘇區(qū)的法律文件對哪些人及采用何種方式在選舉大會記錄上確認(rèn)，都做了十分詳細(xì)的規(guī)定。其中，《細(xì)則》就規(guī)定蘇維埃選舉大會主席團(tuán)全體成員和書記都必須在會議記錄上簽字，“選舉大會的記錄，必須主席團(tuán)的全體及書記簽字”。之后頒布的《蘇維埃暫行選舉法》在《細(xì)則》相關(guān)規(guī)定基礎(chǔ)上，將“蓋章”增加為確認(rèn)的另一種方式，與“簽字”具有同樣的法律效力。
再次，依法明確選舉大會記錄工作的歸檔流程。蘇區(qū)法律文件對這一工作也有嚴(yán)格規(guī)定。其中，《細(xì)則》規(guī)定：“選舉大會的記錄、到會登記表及一切與選舉有關(guān)系的文件，都匯送選舉委員會。”待各級選舉委員會收集齊之后，蘇維埃選舉大會的記錄等文件將被轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的蘇維埃執(zhí)行委員會，“以備檢查”。而根據(jù)《地方蘇維埃政府的暫行組織條例》，蘇維埃選舉大會的記錄等文件將最后由各級總務(wù)機構(gòu)具體保管，完成選舉大會記錄工作的閉環(huán)管理。
統(tǒng)一大會記錄格式。為了加強對選舉大會記錄格式的統(tǒng)一管理，提高選舉大會記錄工作的效率，1931年11月后臨時中央政府安排內(nèi)務(wù)部印制了標(biāo)準(zhǔn)化的《選舉大會紀(jì)錄》，為各地做好選舉大會的記錄工作提供統(tǒng)一文本參考。目前，古田會議紀(jì)念館、江西省博物館等均保存了《選舉大會紀(jì)錄》。其中，保存在古田會議紀(jì)念館的共有3頁，每頁長29厘米，寬31厘米。文本首頁標(biāo)題為“選舉大會紀(jì)錄”6個大字。標(biāo)題下方為選舉大會的基本信息欄，包括時間、地點、參會人員數(shù)量、與會負(fù)責(zé)人確認(rèn)處等。在填寫這些基本信息時，記錄人只需要在固定條目的空白處填上即可，十分方便。
大會基本信息填完后，記錄人需要書寫“議事日程”，包括“選舉委員會主席（或全權(quán)代表）根據(jù)憲法第七十三、七十四、七十五條報告憲法對選舉權(quán)和被選舉權(quán)之規(guī)定”“選舉正式代表”“選舉候補代表”等。這部分內(nèi)容的書寫是對《細(xì)則》第25條選舉大會議事日程規(guī)定的回應(yīng)。其中，為了更好呈現(xiàn)“議事日程”中正式代表和候補代表的選舉過程、結(jié)果，要求記錄人填寫6張表格，即“選舉正式代表”“正式代表候選人付表決的結(jié)果”“主席宣布正式代表當(dāng)選人名”“選舉候補代表”“候補代表候選人付表決的結(jié)果”“主席宣布候補代表當(dāng)選人名”。這些表格制作規(guī)范，要求填寫的內(nèi)容十分詳細(xì)，記錄人按要求填寫后，閱讀者就能直觀、真實、全面地了解選舉大會的主要信息。
此外，討論表決選民和蘇維埃代表的提案也是蘇維埃選舉大會中的一項重要工作，因此《選舉大會紀(jì)錄》在“議事日程”中還要求記錄選舉大會上收到和討論的提案，“通過選民交給代表帶去的提案”。為了增強會議記錄的嚴(yán)謹(jǐn)性，《選舉大會紀(jì)錄》在文本末尾還要求與會相關(guān)責(zé)任人再次簽字或蓋章確認(rèn)。按照上述要求和規(guī)范填好《選舉大會紀(jì)錄》后，一份完整、準(zhǔn)確、真實記錄蘇維埃選舉大會情況的文書就形成了。
